社員がamazonなどのインターネット通販サイトで物品を購入し、立替経費として後日精算するケースもあるかと思います。この場合、請求書や領収書は電子帳簿保存法の対象になるのでしょうか。
さらに、一旦印刷したものをスキャンして保存することも認められません。社員から電子データのまま提出してもらう必要があります。
「電子帳簿保存法一問一答（令和5年６月更新）」の問10に、電子取引になるとの回答が上がっています。
「電子帳簿保存法一問一答（令和5年６月更新）」の問67に回答があがっており、一旦印刷したものをスキャン保存することは認められません。
管理の都合上印刷しておくのはOKですが、あくまで管理上の控えという扱いとなり、それとは別に電子データのまま保存する必要があります。
①②の組み合わせにより、立替経費の請求書や領収書は電子データのまま提出してもらう必要があります。
印刷後スキャンした書類であることが判別できる方法があるのか、これだけで本当に罰則が科されるのか、というところはありますが、法の建付けとしては電子データのまま提出もらうことになっています。
社員を巻き込む話であるので、事前に社員に周知しておく必要があるでしょう。
