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2021.11.10
電子帳簿保存法 電子データで入手した書類について
(2021/12/6追記)
日経新聞電子版で、請求書・領収書等の電子データ保存に2年間の猶予を設けるという記事がでました。当該記事に関するコラムはこちらです。

 

電子帳簿保存法が改正され、2022年1月1日から施行されます。
ハンコレスやタイムスタンプの期間延長、税務署への事前申請の廃止など、全体的に使いやすくなりました。しかし、これまではやりたい企業だけがやればよかった制度から、一部について全ての企業が強制対応しないといけない制度にかわります。その強制対応部分である電子データ入手した書類の保存方法について記載します。

電子データで受け取ったものは電子データで保存

請求書や見積書等について、従来はメールなど、電子データで受け取ったものを印刷して保存することが認められていましたが、改正後は電子データで保存しないといけなくなります。メールで受け取ったものや、紙出力をしないFAX、amazonや楽天などで購入したものも対象です。
対象は電子データで入手したものなので、紙で入手する書類には関係ありません。メールで事前にもらった後に紙でも送ってもらう、という形だと紙保存だけでも問題ありませんし、FAXも紙出力に切り替えると対象外になります。

データ保存の場合の要件①真実性の確保

もらった状態から加工されていない、もしくは加工された履歴を示す必要があります。
これについてはタイムスタンプを付与する、というのが正攻法になりますが、システムの導入など、中小企業にはややハードルが高いです。その場合は事務処理規定整備で対応することになります。これについては国税庁にサンプルがあるので、こちらを利用するとよいかと思います。

データ保存の場合の要件②可視性の確保

データ保存の場合は「取引年月日、取引先、金額」で検索できるようにする必要があります。
システムを利用して保存する必要はなく、PDFに「取引年月日、取引先、金額」の名前をつけて保存する、フォルダを利用して整理(例:フォルダ名を取引先別に作成し、日付と金額はPDF名で保存)、PDFは番号だけなどにし、エクセルで管理簿を作成、などの方法も可能です。

<請求書の整理例>

①PDFに「取引年月日、取引先、金額」の名前をつける

②フォルダ名を取引先別に作成し、日付と金額はPDF名で保存

③PDFは番号だけなどにし、エクセルで管理簿を作成

インボイス制度で電子データ保存が加速するかも

当該法律の問題点として、電子データ入手は電子データで保存しないといけないが、紙入手は紙保管のままでもよい、ということになっていることから、保存状態がデータと紙で混在する、ということがあります。場合によってはこれまで電子データ入手はメールが少し、ということだったのでこの際全部紙でも送ってもらおう、という選択肢もあるかもしれません。
しかし、2023年10月にインボイス制度が導入されると、手入力で帳簿入力等を行う負担が増加することもあり、電子化が加速すると思われます(大手企業は電子取引を進めているため、その取引先も電子化を要求される可能性)。よってそれ以降は紙対応できない部分が増え、PDF保存対応をする場合はかなりの負担になる可能性があります。
電子インボイスが2022年秋に始動する予定で、これにより従来はできなかった異なるシステム間のデータの受渡も可能になる予定です。
2022年1月からの対応、インボイス制度が始まってからの対応、それぞれで検討するとよいでしょう。

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